چگونه جلسات فردی با کارکنان خود را سازنده تر برگزار
کارکنانی که زیر نظر شما هستند به دو دسته قابل تقسیم می‌شوند. کارکنانی که مستقیماً به شما گزارش می‌دهند و کارکنانی که به طور غیر مستقیم زیر نظر شما هستند. به عبارتی آن‌ها را به کارمندانی که مستقیماً به شما پاسخگو هستند و کارکنانی که به مدیران زیرمجموعه شما گزارش می‌دهند، تقسیم می‌کنیم. برای آن‌که به سهولت در طول مقاله به این دو دسته اشاره کنیم آن‌ها را کارمندان مستقیم و غیر مستقیم می‌نامیم. کارمندان مستقیم را میتوان، مدیران بخش‌های مختلف فرض کرد در حالی که کارمندان غیر مستقیم کسانی هستند که زیردست این مدیران، فعالیت‌های خود را به انجام می‌رسانند.
جلسات انفرادی با کارمندان مستقیم، اغلب نسبت به آن‌چیزی که باید باشند، شتاب‌زده و بی‌برنامه به نظر می‌رسند. مسلماً، بررسی‌های منظم امور با کارکنان، دارای اهمیت است. اما چگونه میتوان بیشترین صرفه را از زمان برد؟ چگونه میتوان جلسات را سازنده و فعال برگزار کرد؟ کدام فعالیت را شما به عنوان مدیر باید تغییر دهید و چه چیزی را باید از کارمند مستقیم خود بخواهید تا به خوبی انجام دهد.کارشناسان چه می‌گویند؟
در عصر دیجیتال، ما تمایل داریم تا با کارمندان مستقیم خود از طریق ایمیل، تلفن و چت ارتباط برقرار کنیم. اما الیزابت گریس ساندرز (Elizabeth Grace Saunders) نویسنده کتاب «چگونه زمان خود را همچون پول سرمایه‌گذاری کنیم» و بنیان‌گذار مؤسسه Real Life Time Coaching & Training هیچ کدام از این نوع ارتباطات را به اندازه‌ی گیرایی و اثربخشی روابط دو‌طرفه و چهره به چهره نمی‌داند. روابط فردی یکی از کارآمدترین ابزارهایی است که شما به عنوان یک مدیر در اختیار دارید. در این دسته از روابط است که شما می‌توانید سؤالات استراتژیک در مورد کارها و فعالیت‌های مربوط به سازمان خود بپرسید.به عنوان مثال از کارمند مستقیم خود بپرسید که آیا ما روی کارها و فعالیت‌های صحیحی متمرکز شده‌ایم؟ همچنین از نقطه نظر کارمندان، جلسات فردی و چهره به چهره با آن‌ها به معنی این است که شما برای آن‌ها ارزش قائل هستید و به آن‌ها اهمیت می‌دهید. مارگارت مور (Margaret Moore)، مدیرعامل شرکت ولکوچز (Wellcoaches) و یکی از نویسندگان کتاب «سازماندهی احساسات، بهینه‌سازی زندگی» معتقد است برای دست‌یابی به این اهداف دوگانه، پیشبرد جلسات انفرادی به نحوی اثربخش نیازمند سرعت در شناخت صحیح از افراد و شرایط است. هدف شما این است که تعهد خود برای کمک به همکارنتان در راستای توسعه و رشدشان را به آن‌ها نشان دهید. اما ساختار همکاری سازمانی را به خاطر داشته باشید. بیاندیشید که چگونه به بهترین نحو می‌توانید در کنار این شخص برای انجام فعالیت‌های مرتبط سازمان کار کنید. در ادامه به چند نکته برای به دست آوردن بیشترین نتیجه از این‌گونه جلسات اشاره کرده‌ایم.زمان‌های منظمی را در برنامه‌ها برای جلسه با کارمندان مستقیم خود قرار دهید
ساندرز می‌گوید، تناوب جلسات شما با کارمندان مستقیم، بسته به اندازه تیم کاری متفاوت است. شما باید برای تنظیم تناوب زمانی جلسات به این سؤالات پاسخ دهید:سازمان شما بزرگ است یا کوچک؟آیا کارمندان شما نیاز به رسیدگی و آموزش دائمی دارند یا کارکنانی با تجربه و کارآزموده هستند؟ در نهایت اینکه شما در کجای چارت سازمانی واقع شده‌اید؟
ساندرز اضافه می‌کند که لزوماً اهمیتی ندارد این جلسات چگونه اتفاق می‌افتند، اما مهم است که شما آن‌ها را روی تقویم خود به عنوان یک رویداد تکرارشونده برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید. این کار برای خود شما بهتر است. زمانی که کارکنان شما بدانند که یک جلسه هماهنگ شده با شما دارند، کمتر احتمال دارد که شما را با یک جریان ثابت از درخواست‌ها و کارها احاطه کنند و موجبات توقف امور را فراهم آورند.
زمان‌بندی جلسات را آزمایش کنید تا زمانی که فاصله مناسب برای جلسات را به دست بیاورید. سر موقع در جسات حاضر شوید. اگر برای حضور در یک جلسه ۲۰ دقیقه‌ای، ۱۰ دقیقه تأخیر داشته باشید، امری آزاردهنده برای کارمند شما خواهد بود. جلسات خود را در آخرین لحظه لغو نکنید. این کار پیامی کاملاً متضاد با هدف شما را به کارمندتان می‌رساند. این کار یعنی شما چندان میلی به ایجاد ارتباط مؤثر ندارید.نقاط مورد بحث را آماده کنید
ساندرز معتقد است که در حالت ایده‌آل شما و همکارتان باید روی دستور کاری برای فعالیت‌های آینده به بحث بپردازید. اما حقیقت آن است که فشار کار روزانه و محدودیت‌های زمان، اغلب از ما سبقت می‌گیرند و همیشه نمی‌توانیم جلوتر از زمان حرکت کنیم. شاید یادداشت نکات مهمی که می‌خواهید با همکارتان درباره آن گفتگو کنید به واقعیت نزدیک‌تر باشد. از کارمند مستقیم خود نیز بخواهید همین‌کار را انجام دهد. ساندرز پیشنهاد می‌دهد، زمانی که با کارمند مستقیم‌تان به صورت رو در رو به گفتگو می‌پردازید، نکاتی را که خودتان آماده کرده‌اید با نکات کارمندتان مقایسه کنید و یک چارچوب زمانی تهیه کنید تا مطمئن شوید زمان کافی برای به انجام رساندن مهمترین کارها را دارید. شما باید درباره مهمترین چیزها، انتظارات خود را بیان کنید و انگیزه لازم را برای تمرکز روی آن‌ها به وجود آورید. اگر بحث از مسیر اصلی خود منحرف شد، این وظیفه شماست که آن را دوباره به مسیر بازگردانید. البته مور معتقد است که منعطف بودن نیز در جای خود مهم است. به عبارت دیگر ساختارمند بودن مباحث اهمیت دارد اما نه آن‌چنان که هیج گونه انعطا