مسیر سبز
مسیر سبز

چگونه جلسات کاری موثر برگزار کنیم؟ موفقیت: یکی از

چگونه جلسات کاری موثر برگزار کنیم؟ 
 موفقیت: یکی از

چگونه جلسات کاری موثر برگزار کنیم؟
موفقیت: یکی از موارد مشترک شرکت های موفق آن است که جلسات منظم هفتگی دارند. برگزاری جلسات می تواند تبدیل به کاری خسته کننده شود ولی اگر اصول برگزاری جلسات را بیاموزیم می توانیم جلسات مفرح و در عین حال تاثیرگذار داشته باشیم. نکات این مقاله از کتاب چارلی هاوکینگ با نام «برگزاری جلسات موثر» گرفته شده است. امیدوارم دوستان خوب موفقیت لذت ببرند.



1) اصول جلسه

برای به دست آوردن نتایج دلخواه از جلسات، از پیش برنامه ریزی کنید. چهار اصل برنامه ریزی را در نظر داشته باشید: «هدف، افراد، مکان و آمادگی». اولین قانون یک جلسه، داشتن هدف است. هدف شما شاید مبادله اطلاعات، ارایه گزارش به موسسان یا شنیدن یک سخنرانی باشد، یا شاید بخواهید ادوره آموزشی جدیدی ارایه کرده یا اهداف شرکت خودرا مشخص کنید.

در یک پیش جلسه، اهداف جلسه خود را به تسهیل گر، منشی جلسه و سایر شرکت کنندگان توضیح دهید و نقش آنها در جلسه را مشخص کنید. این اهداف مشخص را به برنامه ها و خروجی های مشخص پیوند دهید. سپس فهرست کامل شرکت کنندگان و دستور کار جلسه را تهیه کنید. پیشاپیش اهداف جلسه را با تمامی کسانی که در جلسه شرکت خواهند کرد در میان بگذارید.

در مورد اهداف جلسه خود صریح و صادق باشید. برای مثال، اگر جلسه را برای کسب حمایت از عقاید خود ترتیب داده اید و چیزی که واقعا می خواهید همین است، وانمود نکنید جلسه برای یافتن بهترین راه حل تشکیل می شود. وادار کردن افراد به تلاش برای دستیابی به یک هدف پنهانی بسیار بی فایده است.

کم بودن تعداد حضار و همچنین زیاد بودن آنها می تواند از بهره وری جلسه بکاهد، بنابراین، ابتدا اندازه گروه مناسب برای هدف خود را مشخص کنید. گروه های بزرگ برای مباحث یکطرفه مثل اعلان های عمومی مناسب هستند. گروه های کوچک برای همکاری و تبادل نظر مناسبترند.

در صورت لزوم، میتوانید گروه های جلسات بزرگ را به زیرگروه ها تقسیم کنید. فهرست شرکت کنندگان را به افرادی محدود کنید که مستقیما با موضوع جلسه در ارتباط هستند و مطمئن شوید که همکاران اثرگذار در تصمیمات، در جلسه شرکت می کنند. اگر آنها نمی توانند شخصا در جلسات شرکت کنند، پیشنهاد دهید که از راه دور مثلا با تلفن یا ویدئوکنفرانس در جلسات مشارکت داشته باشند یا از آنها بخواهید نماینده ای به جای خود بفرستند.

اکنون بر دستور جلسه خود تمرکز کنید. قبل از اضافه کردن هر موردی به آن، فکر کنید که آیا به تامین اهداف جلسه کمک می کند یا خیر، سپس هر موضوع حاشیه ای یا تکراری را حذف کنید. هنگام فهرست کردن مواردف تا جای ممکن همه جزییات را مشخص کنید و همیشه یک چارچوب زمانی برای بحث کردن راجع به آنها در نظر بگیرید.

اگر شرکت کنندگان موضوعی را به دستور جلسه اضافه می کنند، زمان لازم برای بحث کردن راجع به آن را از آنها جویا شوید و سپس 50 درصد به آن اضافه کنید. اغلب افراد، زمان لازم برای یک بحث را کمتر از حد معمول تخمین می زنند.

برای برگزاری یک جلسه کارا و روان، قوانینی پایه ای تنظیم کنید. نحوه معرفی موضوعات جدید و اتخاذ تصمیمات توسط شرکت کنندگان را مشخص کنید. قوانین رایج شامل این موارد هستند: اجازه دادن به همه شرکت کنندگان برای ارایه نقطه نظراتشان، اتمام جلسه در موعد مقرر، اجتناب از انجام مکالمات جانبی، ارسال ایمیل یا تماس های تلفنی در حین برگزاری جلسه، مخصوصا هنگامی که کسی در حال صحبت برای جمع است. همچنین در جلسات موفق، هدف گروه دستیابی به اتفاق نظر است و در صورت عدم توافق حضار، می توان از روش رای گیری استفاده کرد.


2) چهار موردمهم برای پیشروی بهترین جلسات

پس از اینکه برنامه ریزی برای جلسه را به پایان رساندید، مواردی را برای برگزاری موثرتر آن در نظر بگیرید. استراتژی خودرا حول این 4 موردتنظیم کنید: «تمرکز، ساده سازی، بازخورد و تفریح/ همراهی». جلسه را با یادآوری اهداف آن و خروجی های موردنظر آغاز کنید. اگر هیچ کس دستور جلسه خود را از قبل آماده نکرده بود، آن را در اولویت قرار دهید.

اگر دستور جلسه ای تهیه کرده اید، از تسهیل گر بخواهید افراد را تشویق به بحث پیرامون مطالبی کند که در حین طراحی دستور کار با آنها مواجه شده اید. هر مورد جدیدی را اولویت بندی کنید، زمان لازم برای بحث درباره آنها را تخمین بزنید و آنها را به برنامه خود اضافه کنید. پیروی دقیق از دستور جلسه بهترین راه حفظ تمرکز است. حتی جلساتی که به خوبی سازماندهی شده اند، بدون تسهیل گری مناسب طولانی می شوند.



افراد برونگرا می توانند بر جلسه مسلط شوند و از ابراز نظر سایرین جلوگیری کنند. برعکس، تسهیل گری بیش از اندازه، مثل زمانی که تسهیل گر سعی در مدیریت دقیق تمامی جزییات جریان جلسه یا مباحث را دارد نیز بهره وری جلسه را مخدوش می سازد. تسهیل گران اثرگذار باید بی طرف باقی بمانند، نظرات مختلف را استخراج کنند و کمک کنند تا گفت و گوها متناسب با دستور کار جلسه پیش برود.

آنها باید شنوندگان فعالی باشند که نظرات خوب شرکت کنندگان را تشخیص دهند. نقاط مشترک و مورد توافق را بیابند و بحث را بر پایه آن آغاز و نظرات گروه را جمع بندی کنند. پس از گذشت یک ساعت از جلسه، یک استراحت 15 تا 20 دقیقه ای در نظر بگیرید. جلسه را با مرورکوتاه پیشرفت حاصل شده ادامه دهید.

حین برگزاری جلسه به دنبال سرنخ هایی درباره نگرش ها و نظرات شرکت کنندگان باشید. فعالیت هایی که پیشرفت گروه را کند می کنند و یا با اصول یک محیط مشوق و آزاد در تضادند را تشخیص داده و آنها را متوقف کنید.

اگر کسی در جلسه اختلال ایجاد کرد، برای استفاده از قوانین جلسه آماده باشید. اگر تنشی به وجود آمد، استراحت اعلام کنید و از کسانی که این بحث را به وجودآورده اند بخواهید آن را مجددا از زاویه دید طرف مقابل بررسی کنند. این کار به

برای ارسال اولین نظر کلیک کنید